Seberapa Penting Perencanaan Event Dilaksanakan?
- vstory
VIVA – Meredanya Pandemi di Indonesia disambut baik oleh Masyarakat Indonesia di mana banyak munculnya kegiatan atau event yang sebelumnya sempat hilang selama 2 tahun kini telah kembali dan justru menjadi masif.
Promotor pun juga berlomba-lomba mengadakan berbagai macam kegiatan seperti Konser, Festival, Turnamen Olahraga, dan sebagainya sebagai respons atas berkurangnya angka kasus Covid-19 di Indonesia.
Event adalah kegiatan harian, bulanan, atau tahunan yang dilakukan organisasi untuk mengundang ataupun mendatangkan orang ke suatu tempat untuk mendapatkan informasi atau pengalaman penting, dan untuk tujuan lain yang diselenggarakan oleh penyelenggara.
Menurut Noor (2009), event merupakan suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia baik secara individu atau kelompok yang berhubungan secara adat, budaya, tradisi dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu.
Event juga dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan ukuran san besarnya Event yakni:
1. Mega Event
Event ini memiliki skala yang sangat besar dan dapat berdampak pada ekonomi dunia. Contoh dari Mega Event ialah Olimpiade, Piala Dunia, Asian Games.
2. Hallmark Event
Yaitu penyelenggaraan event yang dilakukan selama satu tahun sekali dan biasanya memiliki identitas pada daerah penyelenggaraannya misalnya, ERAU di Kabupaten Kutai Kartanegara.
3. Major Event
Yaitu event yang diselenggarakan pada momen tertentu atau perayaan tertentu dan belum tentu terulang di kemudian hari seperti Samarinda Festival contohnya.
Sebelum melaksanakan sebuah Event atau sebuah acara, penting untuk memiliki rencana terperinci sebelum acara berlangsung. Perencanaan harus dilakukan sebelum diadakannya berbagai acara seperti seminar, konser, konferensi, festival dan berbagai kegiatan acara lainnya.
Tanpa perencanaan, suatu acara tidak dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Padahal, setiap acara pasti memiliki tujuannya masing-masing agar bisa bermanfaat bagi penyelenggara.
Perencanaan itu penting, tapi tidak semudah yang kita pikirkan. Siapa pun yang membuat rencana dapat merusak acara. Oleh karena itu, diperlukan keahlian dan pengalaman khusus untuk melaksanakan perencanaan yang matang dan detail agar acara dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Jadi, seberapa pentingkah memiliki rencana terperinci?
Pentingnya perencanaan Event
Perencanaan merupakan langkah awal untuk kelancaran acara. Perencanaan sangat diperlukan sebagai pedoman agar acara dapat berjalan dengan baik. Dapatkah kalian membayangkan acara yang berjalan tanpa rencana? Perencanaan terperinci akan membantu Anda menentukan waktu yang tepat, dari acara pembukaan hingga acara penutupan.
Perencanaan yang rinci memberi semua peserta acara gambaran umum tentang apa yang perlu dilakukan agar acara tetap berjalan lancar. Misalnya, di sebuah konser, menjadi jelas kapan dan peran apa yang dimainkan mc atau host, seperti halnya para pemain lainnya. Rencana terperinci ini akan sangat membantu setiap pemain dalam perannya.
Perencanaan juga membantu Anda mengetahui seberapa banyak persiapan yang perlu di lakukan dari satu sesi ke sesi berikutnya. Misalnya, di sebuah Job Fair, sebelum dilaksanakannya kegiatan maka perlu dipersiapkan berbagai hal teknisnya seperti perlengkapan stand untuk partisipant job fair. (Muhammad Iqbal, Mahasiswa S1 Ilmu Komunikasi Universitas Mulawarman)
