5 Contoh Kop Surat Resmi, Kenali Strukturnya Agar Tidak Salah

Senin, 19 September 2022 - 16:25 WIB

Oleh :

Dedi

Ilustrasi Menulis

Sumber :

pixabay.com

VIVA Edukasi – Contoh kop surat bisa menjadi acuan untuk kamu membuat surat resmi yang dikeluarkan oleh lembaga, organisasi, maupun instansi yang bersifat formal. Dalam pembuatannya, surat resmi biasanya mempunyai beberapa bagian penting, mulai dari nomor surat, alamat penerima surat, salam pembuka, tujuan, isi, penutup, dan juga kop surat yang berada di bagian awal.

Baca Juga :

Ahli Hukum Tak Sepakat dengan Mahfud MD Soal Kritikan Undangan Haul Berkop Kementerian Desa

Kop surat merupakan sebuah format yang dipakai untuk memperlihatkan identitas pengirim surat resmi. Letak kop surat ini berada di paling atas sebelum tanggal surat. Bagian tersebut harus ditulis dalam pembuatan surat resmi untuk memperlihatkan citra instansi atau organisasi yang profesional kepada penerima surat.

Yuk scroll ke bawah!

Kop surat ini harus mengandung beberapa bagian utama, seperti nama perusahaan, instansi atau perseorangan, logo perusahaan, alamat, dan nomor telepon perusahaan. Untuk kamu yang hendak menulis atau hanya ingin mengetahui contoh kop surat, simak ulasan berikut ini yang dirangkum VIVA dari berbagai sumber.

Jenis-jenis Kop Surat

Ilustrasi menulis artikel

Photo :

vstory

1. Kop Surat Resmi

Kop surat resmi ini biasanya dipakai untuk mengirim surat atas nama perusahaan, instansi pemerintah, universitas, dan sekolah. Kop surat resmi umumnya disertai dengan logo yang berada di sisi samping, alamat, nomor telepon, website resmi, dan juga email.

2. Kop Surat Tidak Resmi

Sedangkan untuk kop surat tidak resmi biasanya tidak akan disertai dengan logo di sampingnya. Sehingga akan memasukkan nama dan informasi singkat seperti nomor telepon dan juga alamat email.

Fungsi Kop Surat

Ilustrasi menulis I Photo by Jason Tharsiman on Unsplash

Photo :

U-Report

Kop surat memiliki fungsi untuk memudahkan penerima dalam mengetahui siapa yang sudah mengirimkan surat. Oleh karena itu, kop surat harus mencantumkan nama, logo, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan situs resmi. Khusus untuk surat bisnis, alamat cabang, nama bank, jenis usaha, dan logo perusahaan umumnya tercetak pada kop surat. Hal ini dilakukan dengan sengaja agar surat bisnis dapat berfungsi dengan baik:

1. Sebagai Alat Pengenal

Kehadiran logo, alamat dan bidang usaha yang tertera pada kop surat memperlihatkan bahwa perusahaan yang dimaksud ada dan resmi.

2. Sebagai Alat Penyebaran Informasi

Dalam hal ini, kop surat lengkap dengan nama perusahaan, logo, alamat, email, dan nomor telepon akan memudahkan pelanggan atau calon pelanggan untuk menghubungi perusahaan secara langsung.

3. Sebagai Iklan

Pencantuman logo dan alamat perusahaan dapat mengarahkan pembaca surat untuk melihat perusahaan secara langsung melalui media sosial atau website resmi. Selain itu, surat itu juga bisa menjadi iklan supaya nama perusahaan semakin dikenal dan tersebar luas.

Struktur Kop Surat

Ilustrasi menulis.

Photo :

U-Report

Dalam membuat kop surat tentu saja tidak boleh asal dilakukan, sebab ada beberapa struktur yang harus diikuti dan diperhatikan dalam membuat kop surat. Alasan kop surat harus dibuat secara terstruktur karena berfungsi sebagai tanda pengenal. Bila tak sesuai, maka penerima bisa ragu apakah surat tersebut resmi atau tidak. Simak struktur kop surat yang baik dan benar berikut ini.

Kop surat ditulis secara lengkap yang terdiri atas logo, nama instansi, alamat, nomor telepon, email, dan website resmi.
Nama instansi ditulis dengan menggunakan huruf kapital.
Huruf awal pada penulisan kata email, website, dan nomor telepon harus memakai huruf kapital.
Penulisan nama instansi, jalan, dan nomor telepon jangan disingkat.
Khusus untuk surat niaga bisa ditambahkan macam-macam usaha, bidang kegiatan, dan nomor izin usaha.