5 Contoh Surat Undangan Resmi untuk Berbagai Keperluan

VIVA – Contoh surat undangan sudah semestinya diketahui oleh semua orang, karena surat menyurat merupakan sebuah dokumen yang tidak akan pernah terlepas dari ruang lingkup pendidikan, perkantoran, atau pemerintahan. Surat juga menjadi sebuah dokumen yang penting untuk memberikan informasi atau sebagai pernyataan perjanjian. Sesuai namanya, surat undangan juga berisi tentang ajakan kepada seseorang atau kelompok guna menghadiri sebuah acara. Dokumen penting yang satu ini mempunyai berbagai jenis dan juga tata cara penulisan tersendiri yang wajib diketahui. 

Surat undangan sendiri terdiri atas dua jenis, yaitu surat undangan resmi dan surat undangan tidak resmi. Perbedaan antara kedua jenis surat ini berada pada struktur dan fungsinya. Untuk surat undangan resmi biasanya memuat kepentingan formal. Sistematika penulisan surat undangan resmi juga berbeda daripada umumnya yang bersifat tidak formal. Nah, untuk kamu yang semakin penasaran mengenai surat undangan resmi. Berikut ini VIVA sajikan ulasan mengenai contoh surat undangan resmi. 

Bagian Surat Undangan

1. Kop Surat

Kop atau kepala surat merupakan bagian yang cukup penting dalam pembuatan surat resmi. Kop surat ini memiliki fungsi untuk memberi tahu instansi pengirim surat tersebut. Setiap instansi atau perusahaan mempunyai bentuk kop surat masing-masing. Bagian tersebut mesti ditulis secara lengkap mulai dari nama lengkap instansi, alamat, sampai nomor kontaknya. Selain itu, jangan lupa untuk membubuhi logo perusahaan.

2. Nomor dan Tanggal Surat

Bagian yang tidak kalah penting dalam contoh surat undangan adalah nomor dan tanggal pembuatan surat. Informasi ini memiliki fungsi untuk mempermudah dalam pendataan. Selain itu, tanggal surat juga akan memberi tahu kepada penerima ketika surat tersebut dibuat. 

3. Nama Penerima Surat 

Nama tujuan surat harus dituliskan didalamnya untuk memperjelas isi surat. Selain dari nama yang dituju, sebaiknya surat tersebut tidak dibaca. Penulisan nama penerima juga akan memberikan kesan berbicara secara dua arah. 

4. Isi Surat

Dalam membuat surat undangan resmi, kamu harus menuliskan maksud dan tujuan dari dibuatnya surat tersebut. Bila memang untuk mengundang, maka tuliskan isi surat tersebut secara gamblang di bagian pembuka. 

5. Informasi Acara

Dalam menulis surat undangan, kamu juga harus menuliskan informasi mengenai acara secara detail. Informasi yang wajib ada adalah tempat dan waktu pelaksanaan. Lebih baik lagi jika kamu memberikan durasi acara supaya orang yang diundang mengetahui waktu berapa lama untuk acara tersebut. Bila dilangsungkan secara online, pastikan juga untuk memasukkan link acara tersebut.

6. Agenda Acara

Sudah semestinya bahwa acara resmi dibuat jauh hari sebelum mengirimkan surat. Maka dari itu, kamu harus melampirkan juga agenda acara yang akan dilaksanakan. Selain itu, lengkapi dengan durasi setiap agenda supaya terlihat lebih disiplin. 

7. Tanda Tangan Pengirim

Tanda tangan pengirim akan menjadi tanda bukti bahwa surat tersebut benar-benar dikirim oleh instansi resmi, kamu harus membubuhkan tanda tangan. Pastikan bahwa orang yang menandatangani surat tersebut adalah mereka yang berwenang dalam mengundang. 

8. Bahasa

Hal terakhir yang harus diperhatikan adalah bahasa dari surat undangan. Kamu harus memiliki bahasa yang sopan dan tidak berbelit-belit apalagi multi tafsir. Kamu harus langsung menuliskan tujuan dari surat tersebut. Pakai bahasa yang formal dan perhatikan tanda baca yang digunakan. 

Contoh Surat Undangan Rapat Pengadilan Tinggi

Setiap perusahaan, instansi, dan organisasi tentunya memiliki agenda rapat pertemuan. Selain itu, hal-hal penting seperti pembuatan buku sejarah dari Pengadilan Tinggi Agama dan Pengadilan Agama seluruh wilayah hukum Pengadilan Tinggi Agama Jambi dalam surat di atas. 

Lantaran ini adalah acara formal, maka diperlukan surat undangan resmi yang ditujukan kepada para peserta rapat. Selain itu, kamu juga bisa menambahkan keterangan tambahan dalam isi surat seperti hal-hal yang mesti dibawa ke dalam rapat tersebut. 

Contoh Surat Undangan Evaluasi Kinerja

Dalam sebuah ruang lingkup instansi resmi, tentunya akan ada evaluasi kinerja tengah tahun. Rapat tersebut ditujukan untuk menjelaskan laporan kinerja dari setiap divisi atau para pegawai secara individu mengenai kegiatan-kegiatan yang sudah diadakan selama satu tahun. 

Karena pertemuan ini bersifat resmi atau formal, maka memerlukan surat undangan rapat yang dikirim sebelum beberapa hari acara tersebut. Dengan demikian, peserta rapat pun harus mempersiapkan materi dan juga keperluan yang mesti dibawa ketika rapat berlangsung. 

Contoh Surat Undangan Rapat Desa atau Kelurahan

Surat undangan rapat yang satu ini memang jarang terdengar atau dikeluarkan oleh sebuah desa. Namun, rapat tentang Klasifikasi dan uji Konsekuensi Informasi harus dilaksanakan supaya masyarakat bisa lebih mengetahui tentang informasi yang bisa diterima. Surat undangan ini dapat ditujukan kepada perangkat internal desa atau bisa juga kepada masyarakat umum. 

Contoh Surat Undangan Provinsi

Quran merupakan salah satu tradisi yang kerap digelar oleh umat Muslim terlebih di lingkungan sebuah instansi pemerintahan. Memeriahkan hari raya umat Islam ini tentunya memerlukan persiapan yang matang untuk tercapainya tujuan bersama. Maka dari itu, pihak penyelenggara pun mengundang beberapa peserta undangan dan juga yang akan menjadi panitia kurban. 

Contoh Surat Undangan Senat

Bukan hanya untuk perusahaan bisnis, akhir tahun juga menjadi salah satu waktu yang cukup padat untuk Senat di sebuah universitas. Terdapat beberapa rapat yang dilaksanakan, salah satunya adalah laporan kinerja rektor selama satu tahun memimpin. Rapat ini dikoordinasikan oleh Ketua Senat. Tujuannya adalah menjelaskan program kerja yang sudah dilaksanakan oleh rektor. 

Kenali Peran Owner dan Founder dalam Bisnis, Jangan Salah Sebut Lagi!

Dalam dunia bisnis, peran Owner dan Founder sering kali dipahami dengan cara yang serupa oleh banyak orang, padahal keduanya memiliki peran yang sangat berbeda.

VIVA.co.id

20 Desember 2024