Ini Tips Menggunakan Signature di Email

VIVAnews - Selama ini, kehadiran signature di akhir email sering dianggap sepele. Signature hanya terkesan dianggap tak penting, padahal ini bisa memperlihatkan karakter Anda. Sangat penting, terutama jika digunakan dalam email bisnis Anda.

Biasanya, signature di email memperlihatkan informasi dasar tentang Anda, apa yang Anda kerjakan, dan bagaimana cara Anda bisa dihubungi. Hingga saat ini, setidaknya ada empat tipe signature, antara lain:

1. Novelis

Seperti seorang yang menulis novel, tipe seperti ini biasanya menulis panjang-lebar di signature-nya. Bahkan, tipe ini memberikan terlalu banyak informasi dalam signature. Saking lengkapnya, bahkan seperti menulis profil di akun Facebook, atau malahan Friendster.

Tak jarang tipe novelis ini ikut mencantumkan link blog, juga akun jejaring sosial. Merasa kurang, bahkan tipe ini ikut mencantumkan kutipan favorit.

2. Ingin Diperhatikan

Tipe seperti ini sering mencantumkan huruf yang ditebalkan (bold) dalam signature-nya. Tak hanya itu, bahkan warna-warni ikut mencerahkan kata-kata yang ditulis dalam huruf tebal itu. Banyak yang tidak sadar kalau huruf berwarna kuning di background warna putih sungguh mengganggu untuk dibaca.

3. Pecinta Grafis

Selain informasi, biasanya tipe ini sering mencantumkan gambar atau grafis pendukung. Seperti logo perusahaan dan foto diri. Tak hanya itu, bahkan ada yang juga mencantumkan gambar-gambar tematis, seperti Natal atau Tahun Baru. Sayangnya, mereka tidak mengetes email itu, sehingga terkadang gambar-gambar itu tidak muncul di email penerima.

4. Sang Misterius

Seperti ingin memunculkan kesan misterius, tipe signature ini jarang menulis nama atau informasi lengkap. Bisa jadi hanya pesan-pesan singkat, seperti "thx. c u l8r", yang seharusnya dibaca "thanks, see you later". Bahkan, ada juga yang menulis nama, tapi dalam font Wingdings.


 
Setelah mengenal sejumlah tipe dan karakter umum signature di email, ada baiknya Anda mengetahui tips-tips signature ini:

1. Buat sesingkat mungkin. Empat baris merupakan standar yang bisa diterima.

2. Sebaiknya gunakan tanda-tanda untuk membatasi informasi. Bisa menggunakan (|) atau (::). Misalnya: "Nama | No Telepon | dll"

3. Ingat, teks polos lebih bisa diterima secara umum. Hindari warna, font khusus, atau gambar.

4. Gunakan tanda pemisah signature dengan isi email. Biasanya menggunakan tanda (--).

5. Hati-hati menggunakan format HTML, karena sering tidak muncul di email. Ada baiknya Anda mengetes kirim email terlebih dahulu, terutama jika menggunakan format HTML.

6. Hindari menggunakan banyak nomor telepon atau alamat email di signature. Pilih nomor kontak yang sesuai dengan email yang dikirim. Informasi Instant Messaging atau akun Skype bisa juga Anda masukkan jika Anda ingin dihubungi dengan cara itu.

7. Kalau Anda ingin mencantumkan akun jejaring sosial, pastikan itu sesuai dengan email yang Anda kirim.

8. Hati-hati menggunakan kutipan. Bisa jadi kutipan yang Anda gunakan menyinggung orang lain. Apalagi jika Anda menggunakan kutipan yang berlatar agama, suku, atau bangsa.  | Sitepoint.com