Taspen Tingkatkan Tata Kelola Kearsipan Lewat Digitalisasi
- VIVA.co.id/Anisa Aulia
Jakarta, VIVA – PT Taspen (Persero) berkomitmen untuk memberikan kemudahan pelayanan kepada para peserta. Hal ini dilakukan dengan meningkatkan tata kelola kearsipan yang baik melalui digitalisasi arsip yang terstruktur dan sistematis.
Plt. Corporate Secretary Taspen, Pudiastuti Citra Adi mengatakan sebagai salah satu upaya mewujudkan komitmen tersebut pihaknya melakukan kegiatan Benchmarking Kearsipan ke PT Timah. Sehingga pengarsipan dapat dilakukan lebih efisien melalui digitalisasi, meningkatkan aksesibilitas, keamanan, dan ketahanan arsip, serta mengurangi biaya penyimpanan fisik dan perawatan dokumen.
“TASPEN meyakini bahwa proses pengarsipan merupakan elemen kunci untuk memastikan bahwa informasi yang diterima peserta akurat dan lengkap. Dengan belajar dari yang terbaik, Taspen dapat secara langsung mengamati proses pengelolaan arsip, baik konvensional maupun digital di PT Timah Tbk, guna meningkatkan kualitas layanan kami dan memberikan kemudahan kepada seluruh peserta," ujar Pudiastuti dalam keterangannya Rabu, 21 Agustus 2024.
Dalam kegiatan ini, perwakilan tim kearsipan Taspen mengunjungi record center PT Timah Tbk untuk mempelajari proses dan sistem pengelolaan arsip yang diterapkan di sana. Selain itu, diadakan juga sesi sharing dan demo aplikasi pengelolaan arsip PT Timah Tbk yang bernama Sadar Tertib Arsip Timah (START).
Layanan Toos Taspen.
- Dokumentasi Taspen.
Diskusi mendalam juga dilakukan perihal tantangan-tantangan dan perkembangan teknologi kearsipan sebagai upaya untuk terus menyempurnakan digitalisasi arsip perusahaan.
Sementara itu, Kepala Bidang Komunikasi Perusahaan PT Timah Tbk, Anggi Siahaan, mengatakan unit Kearsipan PT Timah Tbk terus melakukan pembenahan dan penyesuaian dalam pengelolaan arsip agar keamanan dan keselamatan arsip tetap terjaga, sesuai dengan standar yang ditentukan oleh perka ANRI.
"Kami telah menerapkan arsip digital, dan dengan adanya akreditasi dari ANRI, kami wajib mengikuti semua standar yang ditetapkan, mulai dari pengelolaan, penyimpanan, pengawasan, hingga pembinaan," jelasnya.
Adapun untuk pedoman dan standar pengelolaan kearsipan diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Indikator penilaian dalam akreditasi kearsipan meliputi Kebijakan Kearsipan, Pembinaan Kearsipan, Pengelolaan Arsip, SDM Kearsipan, Prasarana dan Sarana Kearsipan, serta Organisasi Kearsipan.
Akreditasi kearsipan ini dapat menjadi tolok ukur mutu dan kelayakan terhadap unit kearsipan. Adapun arsip yang dikelola Taspen meliputi Arsip Aktif, Arsip Inaktif, Arsip Vital (seperti Arsip Peserta Taspen), serta Arsip Statis. Terdapat sekitar 6,7 juta arsip peserta Taspen yang tersimpan di seluruh kantor cabang.
Taspen.
- Dokumentasi Taspen.
Untuk meningkatkan efisiensi, Taspen telah menerapkan digitalisasi terhadap arsip-arsip klaim peserta sejak tahun 2011 melalui ELO (Electronic Leitz Ordner), yang memungkinkan pengajuan klaim dilakukan secara daring tanpa perlu datang ke kantor cabang. Saat ini, Taspen sedang melengkapi kriteria penilaian berdasarkan hasil Pra-Akreditasi Kearsipan oleh ANRI pada tahun 2019.
Dalam bidang kearsipan, Taspen telah menerima Piagam Penghargaan atas Peran Sertanya dalam Penyelamatan dan Pelestarian Arsip yang Bernilai Guna Pertanggungjawaban Nasional bagi Kehidupan Bermasyarakat, Berbangsa, dan Bernegara dari ANRI, serta menyerahkan arsip statis kepada ANRI pada tahun 2022. Penghargaan serupa telah diterima oleh Taspen sejak tahun 2014, 2015, 2019, dan 2020.
