Kantor Pemerintah ala Kafe di Tebing Tinggi: Urus KTP Sambil Nongkrong
- VIVA/Putra Nasution
VIVA – Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Disdukcapil) Kota Tebing Tinggi, Sumatera Utara, mengubah konsep kantornya dan didesain seperti kafe. Sistem pelayanan publiknya, secara tatap muka maupun online, sudah berbasis digital dan komputerisasi.
Bila Anda datang ke kantor Disdukcapil Kota Tebing Tinggi, tak akan didapati ruangan dan perabotan ala kantor, melainkan justru semacam kedai kopi atau kafe. Bangku-bangku dan meja-meja untuk mengantre ditata sedemikan rupa seperti halnya di kafe.
Pemerintah setempat mengklaim, kantor itu tidak hanya nyaman, melainkan juga menghadirkan pelayanan yang profesional dan cepat serta tidak berbelit-belit dan bebas dari pungutan liar (pungli).
Kepala Dinas Dukcapil Kota Tebing Tinggi Muhammad Fahri menjelaskan konsep bahwa kantor Disdukcapil seperti kafe yang modern ini sudah beroperasi sejak setahun lalu, tepatnya pada Juni 2021.
"Tagline Disdukcapil dari pemerintah pusat, 'Pelayanan Membahagiakan Masyarakat'. Jadi, [ide] suasana pelayanan itu, harus dibuat senyaman mungkin agar masyarakat bahagia," katany saat dikonfirmasi VIVA, Jumat, 22 Oktober 2021.
Fahri mengungkapkan kenapa kantor tempat ia bertugas memberikan pelayanan publik kepada masyarakat mengusung konsep kafe? Karena terinspirasi gaya hidup kalangan muda yang gemar kongko atau mengobrol alias nongkrong di kafe dengan ruangan yang dilengkapi penyejuk udara, musik, makanan dan minuman. Konsep itu juga untuk menumbuhkan kesadaran kaum milenial akan memiliki data kependudukan.
Gratis makanan ringan
Kantor Disdukcapil Kota Tebing Tinggi dengan konsep kafe memiliki fasilitas AC, musik, hingga gratis makanan ringan serta minuman air mineral. Juga disediakan fasilitas lainnya, yakni ruang bermain anak, ruang baca, ruang khusus disabilitas dan ruang untuk menyusui.
Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi, Sumatera Utara,
- VIVA/Putra Nasution
"Senin, Rabu dan Jumat kita buat makanan berupa snack dan minuman air mineral. Kalau kopi, nanti selanjutnyalah. Free snack diberikan dari pukul 09.00 WIB hingga pukul 11.00 WIB. Untuk antrean 50 hingga 60 orang pada antrean pertama," ujarnya.
"Dokumen kita cetak di tempat, kecuali akta pernikahan dan perceraian, karena perlu penelitian. Sembari menunggu mereka bisa menikmati snack dan fasilitas yang kita berikan," katanya.
Konsep kantor ditata seperti kafe yang modern dan berkelas itu membuat tidak ada lagi batasan bagi masyarakat untuk mengurus dokumen kependudukan. Akses layanan publik dapat diperoleh dengan mudah.
Meski interior kantor Disdukcapil Kota Tebing Tinggi seperti kafe, pelayanan publik harus mengacu dengan peraturan pelayanan publik yang ditetapkan oleh pemerintah dan saran dari Ombudsman. Kantor itu juga menerapkan protokol kesehatan secara ketat untuk mencegah penularan COVID-19 dan membatasi jumlah orang yang mengantre serta mengatur jarak.
Fahri juga memiliki tujuan dan target menghilang stigma negatif terhadap pelayanan publik dalam pengurusan dokumen kependudukan yang selalu disertai dengan pungli. Ia memastikan di Disdukcapil Kota Tebing Tinggi pelayan publik bebas pungli.
Melayani hingga ratusan orang
Jam operasional di Disdukcapil Kota Tebing Tinggi setiap hari mulai pukul 09.00 WIB hingga pukul 15.00 WIB. Biasanya mereka dapat melayani hingga 150 orang per hari.
Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi, Sumatera Utara,
- VIVA/Putra Nasution
Pelayanan ratusan orang dibagi dua segmen, pelayanan tatap muka langsung datang dan pelayanan online melalui aplikasi 'Setuhan Dukcapil Kota Tebing Tinggi'. Masyarakat Kota Tebing Tinggi bisa mengunduh aplikasi itu di Play Store.
"Di aplikasi ini, ada 6 fitur, yang bisa mengaksesnya hanya NIK Tebing Tinggi--di luar itu tidak bisa. Kita bagi dua segmen. Yang gaptek, lansia, silakan datang ke Disdukcapil, dan milenial kita arahkan untuk menggunakan sentuhan Disdukcapil saja. Pelayanan diberikan secara online sampai nomor antrean diberikan secara online tinggal datang ke Disdukcapil hanya mengambil fisik, tanpa ngantre lagi. Karena, loket khusus bagi pengurusan secara online," katanya.
Pemerintah Kota akan meningkatkan inovasi dalam pelayanan publik dan pemanfaatan data kependudukan. Dengan pelayanan baik, modern, dan digital, kesadaran masyarakat untuk kepemilikan dokumen terus meningkat. Ia mengatakan jangan ada lagi masyarakat tidak memiliki dokumen dasar seperti Kartu Keluarga, KTP, dan Akta Kelahiran.
Ombudsman kaget
Kepala Ombudsman Sumatera Utara Abyadi Siregar juga melakukan kunjungan kerja di Kantor Disdukcapil Kota Tebing Tinggi, kemarin, dan mengaku terkejut dengan desain kantor seperti kafe. "Jujur saja, saya kaget melihat ruang layanan Kantor Disdukcapil Tebing Tinggi ini."
Penataan ruang layanan Dukcapil di sana, katanya, begitu apik: ditata layaknya sebuah cafe, dinding ruang layanan didesain begitu akrab, segar dan menyenangkan. Yang pasti, kantor itu tidak lagi berkesan kaku.
Penataan ruang tunggu untuk warga pengguna layanan juga tidak seperti biasanya pada kantor instansi pemerintah. Abyadi menilai pelayanan di Disdukcapil Kota Tebing Tinggi dapat dicontoh oleh Disdukcapil lainnya di Sumatera Utara.
"Kantor ini berani memasang ruang tunggu dengan roundtable. Penyusunan meja ini semakin membuat ruang layanan itu jadi benar benar menyenangkan," katanya.
Yang lebih menarik, Abyadi mengungkapkan, Disdukcapil Tebing Tinggi berani menyajikan makanan ringan dan minuman kepada setiap warga pengguna layanan yang menambah kesan kuat seperti di kafe.
