Cara Jadi Administrasi Perkantoran yang Baik, Lengkap Kualifikasinya

VIVA Lifestyle –  Administrasi perkantoran adalah proses mengawasi operasi sehari-hari kantor. Tugas administrasi biasanya menjadi tanggung jawab seorang administrator kantor atau manajer. Tergantung pada struktur operasi umum organisasi, dan kompleksitas tugas yang terkait dengan operasi secara umum, tanggung jawab manajer atau administrator dapat fokus pada beberapa tugas inti, atau melibatkan pengelolaan berbagai fungsi.

Salah satu tugas inti yang terkait dengan administrasi kantor adalah pengelolaan karyawan yang terkait dengan kantor. Biasanya, administrator kantor bertanggung jawab untuk mengawasi staf kantor, memastikan bahwa setiap karyawan memiliki sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya secara kompeten. 

Administrator juga berfungsi sebagai pemecah masalah, memberikan dukungan dan bantuan kepada karyawan ketika situasi yang tidak biasa muncul selama penyelesaian tugas yang diberikan. 

Bukan hal yang aneh bagi administrator untuk bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi karyawan secara berkala, merekomendasikan kenaikan gaji, atau memberikan pelatihan remedial atau pelatihan silang kepada karyawan sebagai sarana untuk membantu karyawan tersebut meningkatkan hubungan mereka dengan pemberi kerja.

Selain mengelola dan mendukung karyawan, administrasi kantor juga memastikan bahwa kantor selalu memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk tetap produktif. Ini melibatkan koordinasi perbaikan pada setiap peralatan kantor yang tidak berfungsi, atau mempersiapkan dan mengajukan permintaan untuk peralatan baru bila diperlukan. 

Tugas Administrasi Perkantoran

Administrator kantor sering diberi tugas untuk mengelola penggunaan perlengkapan kantor seperti kertas, alat tulis, pita printer, dan barang-barang lain yang terus digunakan di sekitar kantor. Administrator kantor berusaha untuk menjaga agar kantor tetap beroperasi sesuai anggaran yang ditetapkan setiap saat, dan sering kali memiliki beberapa masukan ke dalam perencanaan anggaran untuk periode akuntansi yang akan datang.

Seperti namanya, administrator kantor bertanggung jawab untuk memastikan lingkungan kantor berjalan secara efisien. Ini berarti mengoordinasikan banyak tugas yang berlangsung di belakang layar serta bertindak sebagai dukungan umum bagi orang lain yang bekerja di kantor.

Administrator kantor yang baik memahami tujuan perusahaan dan bekerja untuk mendukung fungsi bisnis utama yang membantu bisnis mencapai tujuan tersebut. Karena pekerjaan administrator kantor sangat bervariasi, orang-orang yang bekerja di posisi ini harus sama-sama nyaman bekerja di depan komputer, bekerja di belakang layar, dan menyapa majikan dan klien dalam interaksi tatap muka. Administrator yang baik ramah, ramah, dan memiliki keterampilan pemecahan masalah yang sangat baik.

Kualifikasi Menjadi Administrator Perkantoran

Kebanyakan orang tidak memerlukan pendidikan tinggi untuk menjadi administrator kantor. Namun, diharapkan administrator memiliki ijazah SMA atau sederajat, seperti GED. Kantor yang lebih besar mungkin juga mengharuskan administrator mereka terlebih dahulu memperoleh pengalaman di lapangan dengan bekerja untuk perusahaan yang lebih kecil.

Kualifikasi lainnya termasuk kemampuan untuk bekerja dengan berbagai jenis aplikasi perangkat lunak, dengan jenis yang bervariasi tergantung pada apa yang digunakan kantor.

Administrator kantor harus menjadi individu yang sangat terorganisir yang tahu cara bekerja di lingkungan yang serba cepat yang terkadang membuat stres. Keterampilan pemecahan masalah, keterampilan interpersonal, dan kemauan untuk mempelajari tugas-tugas baru dengan pemberitahuan singkat juga penting. 

Banyak administrator kantor, terutama mereka yang bekerja di lingkungan seperti kantor medis atau hukum, mengetahui rahasia informasi rahasia. Untuk alasan ini, juga diperlukan bahwa orang dalam pekerjaan itu dapat dipercaya dan tahu bagaimana menjaga kerahasiaan informasi.

Apa yang Dilakukan Administrator Perkantoran?

Seorang administrator perkantoran bertanggung jawab atas berbagai macam tugas, meskipun spesifiknya bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Pada intinya, pekerjaan itu mengharuskan seseorang untuk melakukan berbagai tugas administrasi yang membuat perusahaan tetap berjalan secara efisien. 

Administrator sering berada di puncak rantai karyawan administrasi dan mengawasi mereka untuk memastikan pekerjaan dilakukan dengan benar. Deskripsi pekerjaan yang luas juga dapat mencakup segala hal mulai dari mengatur file hingga membuat pengaturan perjalanan untuk eksekutif bisnis serta menjadwalkan janji temu dan rapat untuk memastikan tidak ada pemesanan duplikat.

Administrator perlkantoran yang bekerja dengan publik seringkali bertanggung jawab untuk menjawab beberapa saluran telepon dan menangani klien yang datang melalui pintu depan juga. Ini termasuk menghubungkan panggilan telepon ke ekstensi tertentu, menerima pesan untuk orang-orang yang berada di luar kantor, mengarahkan klien ke kantor atau ruang konferensi yang tepat, menjawab pertanyaan, dan mempertahankan sikap profesional dan menyenangkan bahkan selama situasi stres.

Di balik layar, administrator kantor harus melakukan berbagai tugas administrasi. Ini termasuk menanggapi email atau pesan instan, menyiapkan surat, memo, atau presentasi, dan menangani anggaran, termasuk menagih dan memantau piutang. Administrator kantor juga harus membeli perlengkapan kantor sesuai kebutuhan dan bahkan mungkin bertanggung jawab untuk membeli peralatan dan perabotan baru untuk gedung tersebut.

Cara Menjadi Administrator Perkantoran yang Baik

Seperti halnya pekerjaan apa pun, ada hal-hal yang dapat Anda lakukan untuk menjadi administrator kantor yang lebih baik. Meskipun Anda dapat melakukan pekerjaan dengan ijazah sekolah menengah, jika Anda menginginkan peluang yang lebih besar di kantor yang lebih besar, pertimbangkan untuk mendapatkan gelar associate atau sarjana Anda.

Meskipun semua jenis gelar membuktikan bahwa Anda memiliki disiplin, fokus pada administrasi bisnis akan membantu Anda memperoleh pengetahuan yang Anda butuhkan untuk menjadi yang terbaik dalam pekerjaan Anda.

Cara lain agar Anda dapat menjadi lebih baik dalam pekerjaan Anda adalah mempelajari cara menggunakan aplikasi perangkat lunak sebanyak mungkin. Sementara banyak perusahaan masih hanya mengandalkan perangkat lunak Microsoft, yang lain bercabang untuk menggunakan aplikasi berbasis cloud atau produk Apple. Semakin banyak program yang Anda ketahui cara mengoperasikannya, semakin beragam pilihan Anda untuk bekerja.

Fokus pada peningkatan keterampilan komunikasi verbal dan tertulis Anda juga. Pertimbangkan untuk mengambil kursus berbicara di depan umum atau kursus menulis yang akan membantu Anda meningkatkan cara Anda berkomunikasi dengan individu.

Selain peningkatan komunikasi, pertimbangkan untuk mengambil kelas dalam penganggaran dan bahkan koordinasi acara, yang semuanya dapat meningkatkan cara Anda membantu menjalankan kebutuhan administrasi perusahaan.

Akhirnya, pelajari cara berpikir di atas kaki Anda sendiri. Tidak peduli seberapa siap Anda untuk suatu pekerjaan, hal-hal tak terduga akan muncul dari waktu ke waktu. Ketika rencana dibatalkan, penerbangan berubah, atau hal-hal lain terjadi dengan cepat, Anda hanya memiliki beberapa menit atau jam untuk mengembalikan semuanya ke jalur semula.

Semakin baik Anda dalam memecahkan masalah dalam waktu singkat, semakin penting Anda bagi perusahaan tempat Anda bekerja.