6 Contoh Surat Undangan Resmi Perusahaan hingga Sekolah

VIVA – Umumnya sebuah surat terbagi atas dua jenis, yaitu surat resmi dan surat tidak resmi. Surat tidak resmi biasanya ditulis oleh perorangan dan ditujukan untuk orang lain serta menggunakan gaya bahasa yang akrab dan santai. Nah, perhatikan ulasan mengenai contoh surat undangan resmi berikut ini. 

Sementara itu, surat resmi merupakan surat yang ditulis dan ditujukan dari instansi tertentu yang bersifat formal. Berbeda dari sebelumnya, surat resmi harus menggunakan bahasa yang baku, sehingga isi dan maksud yang ingin disampaikan mudah dipahami oleh penerimanya.

Lalu, Bagaimana Contoh Surat Undangan Resmi?

Definisi Surat Resmi

Dilansir dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik instansi maupun organisasi.

Salah satu surat resmi yang sering digunakan adalah surat undangan. Surat undangan umumnya dibuat oleh sebuah instansi yang berisi ajakan untuk instansi lainnya agar menghadiri suatu acara ataupun melaksanakan hal tertentu. Misalnya, menghadiri pertemuan, rapat, atau acara resmi lainnya.

Struktur Surat Undangan Resmi

Berbeda dari surat undangan pribadi yang sangat bebas menuliskannya sesuka hati, surat undangan resmi harus menggunakan bahasa baku dan harus memenuhi beberapa syarat yang telah ditentukan. Tentunya aturan tersebut akan memudahkan pembaca dalam memahami isi dan maksud surat.

Dalam surat undangan resmi harus ada kop surat yang menjadi identitas instansi yang membuat dan mengirimkan surat. Dalam kop surat umumnya terdapat nama, logo, alamat, dan nomor telepon instansi.

Tanggal surat menjadi bagian yang cukup penting dalam surat undangan resmi. Dengan mencantumkan tanggal surat, maka penerima surat akan mengetahui kapan surat tersebut dibuat. Sehingga, akan menentukan urgensi dari surat tersebut.

Dalam surat undangan resmi maupun tidak resmi harus mencantumkan nama pihak yang dituju untuk menerima surat undangan tersebut. Tulislah nama pihak secara lengkap dan jelas beserta gelar dan jabatannya. Penulisan nama pihak harus diperhatikan dengan betul, hindari kesalahan atau typo.

Isi surat dalam undangan resmi berisi maksud dan tujuan dibuatnya surat tersebut. Tuliskan secara singkat dan mudah dipahami tentang apa yang harus dihadiri oleh penerima surat. Tidak lupa juga harus dicantumkan nama acara, tanggal, waktu dan tempat. Hal ini menjadi penting agar penerima surat dapat mempersiapkan dan mengestimasikan waktu supaya tidak terlambat ketika menghadiri undangan.

Apabila seluruh komponen surat telah dituliskan. Maka selanjutnya, tuliskan tanda tangan pembuat surat dan cap instansi terkait. Hal ini akan menunjukkan bahwa surat tersebut benar dan dapat dipertanggungjawabkan.

Umumnya dalam surat undangan juga terdapat lampiran yang menjelaskan lebih rinci mengenai agenda apa saja yang akan dilaksanakan dalam acara tersebut. Misalnya, susunan acara, pengisi acara dan narasumber yang akan hadir.

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, surat undangan resmi harus menggunakan bahasa yang formal dan baku. Penulisan surat undangan resmi harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Gaya bahasa ini sangat penting bagi penerima surat untuk memahami isi yang hendak disampaikan.

Contoh 1

Contoh 2

Contoh 3

Contoh 4

Contoh 5

Contoh 6