Pengertian, Jenis dan Fungsi Surat Niaga

VIVA – Surat niaga adalah salah satu surat yang umum digunakan dalam dunia bisnis. Para pebisnis dapat menulis surat berikut untuk memenuhi keperluan usaha mereka. Terdapat berbagai jenis surat niaga yang penulisannya memiliki rencana berbeda-beda.

Pembuatan surat niaga ini biasanya dilakukan oleh pemilik usaha, baik itu perseorangan maupun perseroan. Lalu apa itu surat niaga? Simak artikel Viva berikut untuk mengetahui selengkapnya.

Apa Itu Surat Niaga?

Secara sederhana pengertian surat niaga adalah surat resmi yang dikeluarkan perusahaan untuk tujuan bisnis tertentu. Adapun manfaat surat niaga adalah menjadi media komunikasi antara perusahaan dan klien serta pihak-pihak yang terhubung dalam suatu bisnis.

Jenis-Jenis Surat Niaga

Tujuan pembuatan surat niaga adalah untuk menyampaikan maksud bisnis. Adapun jenis-jenis surat niaga yang perlu diketahui pelaku bisnis ialah sebagai berikut.

1. Surat permintaan penawaran

Surat niaga jenis ini merupakan surat berisi permintaan penawaran dari calon pembeli kepada perusahaan penjual produk atau jasa. Permintaan yang dimaksud antara lain berupa katalog produk beserta harganya, promo yang berlaku, dan sebagainya.

2. Surat pesanan

Jika setelah menerima surat penawaran calon pembeli tertarik untuk membeli, jenis surat yang akan mereka kirim selanjutnya yaitu surat pesanan. Surat pesanan berisi tentang informasi dan rincian produk yang akan mereka beli.

3. Surat perkenalan

Salah satu manfaat surat niaga adalah untuk memperkenalkan produk atau jasa suatu bisnis ke perusahaan lain dengan informasi yang lengkap. Gunakan surat perkenalan untuk tujuan ini.

4. Surat penolakan pesanan

Karena beberapa faktor seperti membludak nya pesanan, tak jarang perusahaan terpaksa menolak pesanan pembeli. Untuk menolak pesanan, perusahaan perlu membuat surat penolakan pesanan dengan menyertakan alasannya.

5. Surat pengiriman pembayaran

Dapat dikatakan, surat pengiriman pembayaran merupakan bukti transaksi oleh pembeli. Pada jenis surat ini, isi surat niaga adalah jumlah uang yang dibayarkan kepada penjual, metode pembayaran, dan bukti transaksi.

6. Surat komplain atau pengaduan

Anda bisa mengirim surat pengaduan atau komplain jika menerima barang rusak atau cacat maupun barang yang datang tidak sesuai pesanan. Dalam hal ini, fungsi surat niaga adalah mengajukan pengaduan.

7. Surat penangguhan pembayaran

Terkadang ada kondisi dimana pembeli tidak bisa melakukan pembayaran secara tepat waktu karena alasan-alasan tertentu. Jika hal tersebut terjadi, pembeli bisa mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Jenis surat niaga ini bisa dikirimkan setelah menerima surat tagihan dari penjual.

8. Surat penagihan

Jika transaksi jual beli telah disepakati dengan metode utang, penjual bisa mengirimkan surat penagihan kepada pembeli. Isi dari surat niaga adalah pemberitahuan batas waktu pembayaran atau jatuh tempo.

9. Surat jawaban penangguhan

Jenis lain surat niaga adalah surat jawaban penangguhan pembayaran. Surat jawaban penangguhan pembayaran merupakan surat balasan penangguhan yang dikirim pembeli sebelumnya. Surat ini berisi jawaban atau respon dari permintaan penangguhan, bisa berupa penolakan atau ketentuan pembayaran yang baru.

10. Surat menjawab pengaduan

Selain untuk melakukan pengaduan, fungsi surat niaga adalah menjawab pengaduan tersebut. Surat ini berisi ucapan terima kasih untuk pengaduannya serta langkah yang diambil penjual guna mengatasi masalah yang dialami pembeli.

11. Surat konfirmasi pesanan

Surat konfirmasi pesanan merupakan bentuk respon penjual atas pengajuan pembelian. Isi suratnya yaitu konfirmasi barang yang dipesan tersedia atau tidak. Penjual juga bisa menyertakan metode pembayaran dan detail pengiriman dalam surat ini.

12. Surat penawaran

Surat penawaran merupakan surat balasan untuk permintaan penawaran yang sebelumnya dikirimkan calon pembeli. Tidak selalu untuk membalas permintaan penawaran, perusahaan juga boleh berinisiatif mengirimkan surat penawaran kepada calon pembeli secara langsung.

Ciri-ciri Surat Niaga

Sesuai pengertian surat niaga, surat ini digunakan untuk tujuan bisnis, dan kamu dapat dengan mudah mengetahui karakteristik nya. Berikut ini ciri-ciri surat niaga pada umumnya:

• Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
• Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
• Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
• Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
• Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.

Fungsi Surat Niaga

Beberapa fungsi surat niaga, yakni sebagai berikut:

• Berfungsi sebagai bukti nyata hitam di atas putih, khususnya surat-surat perjanjian.
• Berfungsi sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
• Berfungsi sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicara nya.
• Berfungsi sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
• Berfungsi sebagai alat promosi.
• Berfungsi sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
• Berfungsi sebagai bukti dari sejarah.

Nah, itu mengenai penjelasan apa itu surat niaga yang dapat Viva berikan