Contoh Surat Resmi yang Baik, Lengkap dengan Fungsi dan Struktur

VIVA – Contoh surat resmi merupakan jenis surat yang dipakai untuk keperluan formal atau resmi. Penulisnya bisa berasal dari pihak tertentu, baik itu perorangan, Lembaga, organisasi, atau instansi tertentu.

Surat resmi terdiri atas berbagai jenis sesuai dengan keperluannya. Mulai surat keputusan, surat undangan, surat permohonan, surat perintah, dan lain sebagainya.

Selain itu, tujuan dari surat resmi adalah untuk berkomunikasi secara formal. Oleh sebab itu, surat resmi harus dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan.

Surat resmi mempunyai struktur penulisan yang baku yang telah menjadi standard. Walaupun dianggap formal, surat resmi sering dipakai untuk keperluan pribadi.

Nah, berikut adalah ulasan mengenai contoh surat resmi yang dikelola datanya oleh VIVA:

Fungsi Surat Resmi

Surat dinas juga merupakan surat yang dikeluarkan oleh individu, organisasi, atau lembaga tertentu untuk tujuan resmi. Adapun untuk fungsi dari surat resmi adalah berikut ini.

1. Menjadi dokumen pengingat hal ini berlaku untuk instansi formal, karena setiap surat yang masuk pasti di arsipkan. Oleh sebab itu, surat resmi dapat menjadi pengingat.
2. Menjadi bukti perjanjian.
3. Menjadi petunjuk atau perintah kepada sebuah hal.
4. Bentuk pemberian izin yang dapat dipertanggungjawabkan.

Struktur Surat Resmi

Ketika menulis surat dinas, tidak bisa sembarangan, karena ada beberapa struktur yang harus ada dalam surat dinas. Berikut beberapa struktur surat formal yang dapat kita pelajari.

1. Kop atau Kepala Surat

Bagian pertama yang perlu ada dalam surat dinas adalah kop surat atau kepala surat. Bagian ini berada di paling atas surat resmi. Kop surat ini mengidentifikasi penulis surat tersebut. Kop surat harus ada logo instansi surat, nama instansi, alamat instansi, nomor ponsel, kode pos, email, alamat website, fax, dan ruang lingkup usaha, nomor usaha dan jenis usaha juga bisa ditambahkan.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat adalah informasi tentang kapan surat tersebut ditulis. Umumnya tanggal surat tertera di pojok kanan atas, tepat di bawah kop surat. Ada tempat di mana surat ditulis, tapi ada juga instansi yang tidak menuliskan tempat ditulis surat. Banyak instansi tidak menuliskan di mana surat itu ditulis karena alamat lengkap instansi sudah ada di kop surat

3. Nomor Surat

Bagian penting lainnya biasanya ada dalam contoh surat resmi adalah nomor surat. Letak nomor surat ini biasanya di pojok kiri atas sejajar dengan tanggal surat. Format nomor surat tergantung pada instansi pembuatnya. Nomor surat pada umumnya meliputi nomor surat, bulan dan tahun surat, serta kode-kode lain yang ditetapkan oleh instansi terkait.

4. Lampiran

Lampiran adalah dokumen yang disertakan dalam surat. Biasanya, jumlah dokumen yang dilampirkan diisi dengan lampiran. Namun, jika tidak ada file yang dilampirkan, bagian ini dapat dibiarkan kosong.

5. Hal/Perihal

Dalam bagian ini, penulis surat dapat menuliskan tujuan singkat surat tersebut. Hal atau perihal tersebut harus sesuai dengan isi surat tersebut. Misalnya, jika surat itu adalah surat undangan, maka kamu bisa meletakkan kata "undangan" pada bagian Hal atau Perihal.

6. Nama dan Alamat Penerima

Bagian ini juga tidak bisa dilupakan. Dalam contoh surat resmi, kata “Yang Terhormat” atau “Yth” harus didahului dengan nama penerima surat. Lalu, alamat penerima juga sebaiknya dituliskan secara singkat, karena umumnya alamat penerima dituliskan kembali dalam amplop surat dengan lebih lengkap. Akan tetapi, bila surat resmi yang kamu tulis tidak memakai amplop, penulisan alamat lengkap dapat dilakukan.

7. Salam Pembuka

Dalam surat menyurat resmi, sapaan "Dengan hormat" sering digunakan karena lebih umum dan tidak mewakili agama atau kepercayaan tertentu. Namun, sapaannya juga bisa disesuaikan dengan penerima surat.

8. Isi

Memasuki bagian inti dari surat resmi, yaitu isinya. Surat resmi, isinya tidak perlu terlalu luas, cukup langsung pada intinya. Buat pengantar, satu atau dua kalimat, dan segera komunikasikan maksud dan tujuan kamu dalam menulis surat. Dalam paragraf terakhir, kamu dapat menulis kalimat penutup yang sopan dan formal.

9. Salam Penutup

Jika surat itu sebelumnya dibuka dengan salam, maka surat itu juga harus diakhiri dengan salam. Salam penutup ini akan membuat surat lebih sopan dan komunikatif. Kamu juga dapat menggunakan catatan terima kasih karena penerima telah membaca surat yang Anda tulis sampai akhir dan ingin menindaklanjuti apa yang kamu sampaikan. Ini berlaku jika kamu mengirim surat resmi untuk permintaan resmi.

10. Tanda Tangan dan Nama Pembuat Surat

Bagian ini juga penting, untuk membuat surat lebih formal, tanda tangan dan nama pengirim harus dilampirkan. Jika surat itu dari suatu instansi, biasanya penanggung jawab atau ketua yang menandatanganinya. Jika tidak, bisa diwakili oleh pejabat di bawahnya. Cap basah juga dapat ditambahkan ke tanda tangan jika tersedia. Karena itu, surat akan lebih formal.

11. Tembusan

Bagian ini mungkin ada atau tidak ada. Salinan adalah opsional. Biasanya disebutkan apakah surat itu dikirim kepada pihak selain penerima surat. Misalnya, agensi mengirim surat kepada seseorang, tetapi surat itu juga dikirim ke pihak lain yang juga tertarik untuk mengetahui tentang apa surat itu. Salinan kemudian harus mencantumkan nama pihak lain. Itu ada di sudut kiri bawah dan biasanya memiliki ukuran font yang lebih kecil daripada bagian lainnya.

Contoh Surat Resmi Sekolah

PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA

DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) NEGERI 2 JAKARTA

Jl. Raya Pancoran, telp. (021) 7799-13xxx

                                            —————————————————————————

                                                                                                         Jakarta, 4 Agustus 2021

Nomor: 198/smp2/2021

Lampiran: –

Perihal: Diskusi kegiatan 17 Agustus

Yth. Orang Tua/Wali Murid

SMPN 2 Jakarta

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati HUT Kemerdekaan ke-76 Republik Indonesia, kami sebagai pengurus OSIS akan merencanakan diskusi. Kami mohon kepada orang tua /wali murid dapat berpartisipasi dalam memberikan masukan dan kehadirannya pada:

Hari: Senin, 12 Agustus 2021

Tempat: Aula Serba Guna SMPN 2 Jakarta

Acara: Diskusi 17 Agustus

Untuk mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon kehadirannya tepat waktu. Demikian undangan surat ini, atas kehadiran dan partisipasinya kami mengucapkan banyak terimakasih.

Mengetahui,

Kepala SMP Negeri 2 Jakarta

Sugiono, S.Pd

Contoh Surat Resmi Kuasa

PT. Harapan Bersama

Jl. Jend. Soedirman No. 1, Telp (021) 1234567, Jakarta Kode Pos 123467

Email: harapanbersama@bussines.com  

SURAT KUASA

Nomor: A.0001/BCD/PTHB/VIII/2021

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama                : Budi

Jabatan            : Direktur utama

Alamat              : Jl. Pancasila

NIK                   : 1234XXXXXXXXX

Dengan ini memberikan kuasa kepada:

Nama                : Anton

Jabatan            : Wakil Direktur Utama

Alamat              : Jl. Melati

NIK                   : 5678XXXXXXXXX

Bertindak untuk dan atas nama pemberi kuasa atau bertindak untuk atas nama PT. Harapan Bahagia untuk melakukan beberapa hal, seperti berikut ini:

1. Melakukan tender yang akan dilaksanakan oleh PT. Sahabat.
2. Melakukan penandatanganan kontrak atau perjanjian kerja dengan PT. Dua Citra.
3. Bertanggung jawab atas kontrak dan kerja sama yang ditandatangani secara penuh.

Demikian surat kuasa ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 20 Agustus 2021

Penerima Kuasa,                                             Pemberi Kuasa,

Anton                                                                   Budi