Cara Meningkatkan Kolaborasi Tim dalam Perusahaan

VIVA – Dunia bisnis berkembang begitu cepat dan kolaborasi antar tim adalah kunci penting untuk memastikan segala proses berjalan efisien. Setiap tim mulai dari penjualan hingga keuangan memiliki tugas yang saling berkaitan. Jadi, kolaborasi yang baik dapat mendorong pertumbuhan perusahaan.

Namun, menyatukan berbagai tim dan menjaga kolaborasi antar tim di sebuah perusahaan tidaklah mudah. Salah satu cara efektif untuk mengatasi ini adalah dengan menggunakan Mekari Integrated Cloud-Based Business Solution yang menyatukan alur kerja dalam satu platform.

Tantangan Kolaborasi yang Umumnya Terjadi di Perusahaan

Kolaborasi antar tim di sebuah perusahaan memiliki banyak tantangan yang sering menghambat kerja sama antar tim. Berikut adalah beberapa tantangan utama yang umum dihadapi perusahaan dalam mencapai kolaborasi yang optimal:

1. Data Terpisah dan Tidak Terhubung Antar Tim

Banyak perusahaan menggunakan berbagai sistem atau aplikasi untuk tim yang berbeda, menyebabkan data menjadi terisolasi. Misalnya, tim penjualan mungkin membutuhkan data stok dari tim logistik untuk perencanaan kampanye pemasaran atau penjualan.

Tanpa akses data real-time, proses ini terhambat, memperlambat pengambilan keputusan, dan membuat strategi bisnis kurang efektif. Akibatnya, pertumbuhan bisnis bisa terganggu karena keputusan tidak didukung oleh data yang akurat dan tepat waktu.

2. Komunikasi yang Tidak Terintegrasi dengan Data Perusahaan

Ketika tim harus mengandalkan alat komunikasi terpisah seperti email atau aplikasi pihak ketiga, tanya-jawab dan diskusi antar tim menjadi lebih lambat. Hal ini menyulitkan penyelesaian masalah secara cepat dan dapat menyebabkan informasi penting terlambat diterima oleh pihak yang membutuhkan. Komunikasi yang kurang efektif ini sering kali mengakibatkan ketidakjelasan dalam pembagian tugas atau penyelesaian isu.

3. Proses Persetujuan yang Lama dan Kompleks

Dalam banyak perusahaan, alur persetujuan dokumen antar Tim seringkali memakan waktu karena harus melewati beberapa tahap dan melibatkan banyak pihak terkait.

Misalnya, sebuah proyek mungkin memerlukan persetujuan dari beberapa pihak sebelum dapat dilanjutkan, namun kurangnya otomatisasi dalam proses ini membuat alurnya lambat dan menyebabkan proyek sering tertunda.

4. Ketergantungan Antar Tim untuk Akses Data

Setiap Tim seringkali memiliki kebutuhan data yang berbeda, tetapi tetap membutuhkan data yang sama dari Tim lain. Misalnya, tim pemasaran mungkin ingin mengakses data penjualan untuk menganalisis efektivitas kampanye mereka, sementara tim keuangan perlu memantau anggaran.

Tanpa sistem yang memungkinkan akses data lintas Tim, setiap permintaan data harus disampaikan secara manual, memperlambat pekerjaan dan menghambat produktivitas.

5. Pekerjaan yang Berulang dan Redundansi Data

Karena data dan sistem tidak terhubung, banyak tim sering kali harus memasukkan data yang sama di platform yang berbeda. Misalnya, tim HR mungkin perlu memasukkan data karyawan untuk payroll dan data tersebut juga harus diinput secara terpisah oleh tim keuangan.

Proses ini tidak hanya membuang waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan data karena pengulangan input yang sama di beberapa tempat.

6. Kesulitan dalam Pemantauan dan Evaluasi Kinerja

Karena data tersebar di berbagai sistem dan Tim, manajemen seringkali kesulitan dalam melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja secara menyeluruh. Misalnya, tim penjualan perlu melacak jumlah pesanan yang diselesaikan, sementara tim logistik ingin mengevaluasi kecepatan pengiriman. 
Jika data tidak terkumpul di satu tempat, setiap tim hanya dapat mengakses sebagian informasi, sehingga sulit untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang kinerja perusahaan.

Tantangan-tantangan ini menunjukkan betapa pentingnya kolaborasi dan akses data yang real-time antar tim. Permasalahan seperti memakan waktu yang lama hingga perlu mencari dokumen yang tepat pun bisa muncul. Untuk perusahaan yang ingin mendorong pertumbuhan dan efisiensi operasional perlu mencari solusi yang memungkinkan alur kerja lebih terpadu dan informasi lebih mudah diakses oleh seluruh tim.

Solusi Meningkatkan Kolaborasi antar Tim

Untuk mengatasi tantangan ini, Mekari menawarkan solusi terintegrasi yang menyatukan fungsi-fungsi utama bisnis dalam satu platform berbasis cloud. Dengan Mekari Integrated Cloud-Based Business Solution, setiap tim dapat terhubung secara real-time dan memiliki akses yang sama terhadap data yang dibutuhkan, tanpa harus melalui permintaan berlapis.

1. Integrasi Pembukuan dan Pelaporan Pajak

Integrasi Mekari Jurnal dan Mekari Klikpajak memungkinkan perusahaan mengelola pembukuan dan aktivitas pajak dalam satu platform. Faktur pajak dapat dibuat otomatis, mengurangi kebutuhan input manual serta risiko kesalahan.

Dengan integrasi antara Mekari Jurnal dan Mekari Qontak, data stok produk dapat diakses secara real-time oleh tim penjualan maupun pemasaran. Hal ini memungkinkan tim penjualan untuk dengan cepat memperoleh data yang mereka butuhkan dan memanfaatkannya dalam kegiatan remarketing melalui Mekari Qontak.

Dampaknya, aliran informasi menjadi lebih lancar, produktivitas tim meningkat, dan risiko kesalahan berkurang. Solusi terintegrasi ini memastikan semua tim bekerja berdasarkan data yang sama dan akurat, memungkinkan fokus pada kegiatan strategis yang berkontribusi langsung pada pertumbuhan perusahaan.

2. Integrasi HR dan Akuntansi

Mekari Talenta (HRIS) yang terintegrasi dengan Mekari Jurnal mencatat komponen payroll secara otomatis dalam pembukuan. Proses ini membantu meminimalkan kesalahan dan mempermudah pemantauan biaya karyawan di seluruh organisasi.

Dengan integrasi antara Mekari Talenta dan Mekari Jurnal, alur pencatatan komponen payroll seperti gaji, pajak, dan reimbursement dapat berjalan secara otomatis dan lebih cepat.

Dampaknya resiko kesalahan perhitungan dalam pembukuan jadi jauh berkurang. Mengelola dan memonitor biaya karyawan per divisi dan per cabang sekalipun jadi lebih mudah.

3. Integrasi Manajemen Benefit Karyawan

Mekari Flex dan Mekari Talenta terhubung, sehingga benefit karyawan dapat dikelola dalam satu platform, tanpa perlu input data ganda. Basis data asuransi karyawan juga dikelola secara terpusat.
Dengan pengelolaan terpusat, perhitungan terkait tunjangan karyawan dan penggunaan benefit karyawan dapat dimonitor dan dapat dilakukan secara otomatis dalam satu platform.

Sehingga dapat menghemat waktu untuk mengelola data terkait dengan benefit karyawan, karena tidak perlu dikelola secara terpisah, data asuransi karyawan terpusat, dan penggunaan benefit yang diajukan karyawan bisa langsung tercatat sebagai deduksi dari komponen payroll.

4. Integrasi Software Akuntansi dan Berbagai POS

Mekari Jurnal menyediakan fitur yang memungkinkan terhubung langsung dengan bank dan berbagai aplikasi POS. Dengan demikian, transaksi langsung tercatat dalam pembukuan, dan stok barang terupdate secara real-time.

Transaksi yang dilakukan di POS akan otomatis tercatat dalam pembukuan usaha, sehingga mencegah pencatatan ganda dan kesalahan lainnya.

Setiap kali ada transaksi, jumlah stok barang akan diperbarui secara real-time, memastikan operasional tetap lancar tanpa kekhawatiran hambatan, seperti kehabisan stok secara tiba-tiba.

5. Integrasi Expense Management dan Software Akuntansi

Integrasi Mekari Expense dan Mekari Jurnal, dapat menyinkronkan secara otomatis semua transaksi pengeluaran bisnis dan data keuangan ke dalam sistem jurnal.

Hal ini memastikan bahwa laporan keuangan selalu up-to-date dan meminimalisir risiko kesalahan manual saat memasukkan data. Selain itu, proses penyelesaian laporan bulanan atau tahunan menjadi lebih cepat dan efisien.

Dengan rekonsiliasi data otomatis, proses pembukuan jadi semakin cepat dan efisien, proses pelacakan pengeluaran juga memiliki rekam jejak yang jelas untuk menghindari fraud.

Dengan solusi ini, Mekari memastikan kolaborasi dan koordinasi antar Tim berjalan lebih baik. Setiap tim dapat fokus pada peran inti mereka tanpa terbebani oleh kendala akses data atau proses yang lambat, berkontribusi langsung pada pertumbuhan perusahaan.