Solusi Training and Consulting jadi Pilihan Konsultan HRD Profesional

Advertorial | Sabtu, 11 Juni 2022 - 10:28 WIB

Oleh :

VIVA

Dok foto: konsultanhrd.co.id

Sumber :

VIVA – Sebagai pemilik bisnis (bisnis owner) anda pasti berharap perusahaan yang anda miliki dapat berjalan sesuai dengan mimpi dan harapan, namun seringkali mimpi tersebut kandas ditengah jalan malahan anda tidak hanya dipusingkan oleh urusan penjualan tetapi juga urusan operasional dan Human Resources (HR) yang kurang kompeten dan kinerja karyawan yang tidak maksimal.

Dari data survey yang telah kami lakukan dan berdasarkan pengalaman kami membantu lebih dari 100 perusahaan di Indonesia selama 16 (enam belas) tahun kami menemukan banyak persamaan permasalahan yang dihadapi dan kami menyimpulkan sedikitnya ada 7 (tujuh) masalah kronis yang dihadapi perusahaan diantaranya adalah:

1. Belum adanya standar alur bisnis proses

2. Tidak adanya standar penerimaan karyawan yang jelas

3. Sudah ada SOP tapi sudah tidak relevan dengan kondisi perusahaan terkini

4. Pembagian tugas/job desc yang tidak jelas

5. Tidak ada yang mengkontrol karyawan untuk mengerjakan SOP dan Job Desc sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya

6. Adanya tumpang tindih wewenang

7. Tidak adanya sistem penilaian penilaian yang terukur dan obyektif

Konsultan HR Profesional

Lantas, bagaimana cara agar permasalahan kronis di atas dapat dibenahi dan anda dapat memastikan bisnis anda berjalan secara maksimal?

Pertama yaitu memahami proses bisnis. Selain modal, faktor penting lain yang harus diperhatikan oleh seorang pengusaha ialah proses bisnis. Aktivitas tersebut akan membuat kegiatan usaha berjalan secara sinergis. Dengan kata lain, penerapan prosedur yang benar pun mampu membawa usaha Anda berjalan lebih sehat.

Pertama, setiap karyawan harus memiliki pemahaman yang jelas tentang alur bisnis di perusahaan dimana ia bekerja, sebab jika seorang karyawan tidak/belum memahami bisnis proses maka ketika perusahaan anda belum memiliki standar alur bisnis proses yang jelas maka anda harus.

Kedua, setiap perusahaan membutuhkan karyawan berkualitas yang mampu bekerja maksimal sesuai job deskripsinya. Selama ini kualitas dari karyawan ditentukan dari tahapan ataupun prosedur penerimaan karyawan.

Telah kita ketahui setiap perusahaan besar mampu menerapkan sistem terbaik dalam menerima sekaligus menyeleksi setiap calon karyawan secara ketat karena mereka tahu dari kualitas karyawan terbaik akan menghasilkan kinerja lebih baik.

Sebuah prosedur dan tahapan rekrutmen dan seleksi karyawan harus dilakukan secara bertahap dimana nantinya akan mendapat calon karyawan terbaik. Maka dari itu untuk mendapatkan kualitas karyawan terbaik banyak perusahaan menggunakan langkah-langkah terbaiknya yang secara garis besar bisa menghasilkan kriteria karyawan yang handal.

Berikut beberapa langkah atau tahapan prosedur dalam mendapatkan calon karyawan yang baru tentu diiringi dengan memiliki kualitas tenaga kerja terbaik :

1. Mengidentifikasi jabatan yang kosong beserta jumlah karyawan.

Langkah awal yang wajib dilakukan dalam tahapan melakukan seleksi karyawan adalah mencari posisi yang kosong serta memberi informasi mengenai jumlah karyawan yang dibutuhkan. Jabatan kosong bisa disebabkan oleh beberapa faktor mulai dari karyawan pensiun, terkena PHK, ataupun dari pengajuan pengunduran diri

2. Menganalisa Jabatan

Pada langkah selanjutnya juga dilakukan dengan hati-hati yakni melihat serta menganalisa jabatan apa yang sedang kosong. Dari segi persyaratan jabatan juga diperhitungkan serta diputuskan secara hati-hati untuk memberi ruang lebih baik pada prakteknya sehingga dari kualitas karyawan bisa lebih baik dari sebelumnya

3. Menentukan lokasi pencarian calon karyawan

Setelah selesai melakukan prosedur dan tahapan rekrutmen dan seleksi karyawan dalam hal menganalisa jabatan yang kosong, maka dari langkah berikutnya juga sangat penting yakni menganalisa lokasi pencarian calon karyawan. Ada dua pilihan terbaik untuk mendapatkan kandidat terbaik yakni dari dalam perusahaan dan dari luar perusahaan. Nantinya dari dua pilihan tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan. Jika dipilih dari internal perusahaan dibutuhkan pengumuman promosi kepada semua karyawan yang memiliki potensi besar. Sedangkan dari luar perusahaan maka dari calon karyawan harus memiliki spesifikasi yang sudah ditentukan sebelumnya agar nantinya perusahaan benar-benar mendapatkan kualitas karyawan terbaik.

4. Memilih metode rekrutmen

Dalam proses pemilihan rekrutmen karyawan baru membutuhkan banyak pertimbangan salah satunya dari metode rekrutmen yang saat ini terdiri dari banyak metode. Ada beberapa metode dalam merekrut pegawai baru diantaranya memanfaatkan lembaga pendidikan, iklan, departemen tenaga kerja, perusahaan pencari tenaga kerja, dan lain-lain. Tidak hanya satu metode saja, tetapi perusahaan bisa memilih lebih dari satu metode untuk benar-benar mendapat kualitas karyawan terbaik.

5. Menyeleksi calon karyawan

Untuk proses seleksi calon karyawan juga membutuhkan beberapa langkah diantaranya menentukan ciri-ciri fisik dan psikis yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan tertentu. Setiap calon pegawai harus diteliti secara detail kemudian jika ketersediaan calon karyawan terbilang cukup banyak maka dari jumlah jabatan yang diisi juga lebih banyak. Proses seleksi terbaik akan memakai beberapa tahapan ataupun metode yang selama ini efektif untuk mendapatkan kandidat terbaik. Organisasi atau Perusahaan biasanya memakai beberapa metode mulai dari melihat ciri-ciri pekerjaan, presentase calon yang sudah terseleksi, data biografi, formulir lamaran, wawancara, tes kemampuan hingga tes kepribadian (Psikotes/Asessment), tes fisik, hingga tes simulasi. Semua tahapan tersebut diharapkan mampu memberi kualitas kandidat terbaik.

Ketiga, penyusunan job description sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian sehingga dapat menghindari pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. Nah, berikut ini adalah manfaat adanya job description bagi organisasi, yaitu:

1. Bagi atasan, untuk dapat memaksimalkan peran dan tanggung jawab bawahan dalam melaksanakan pekerjaannya.

2. Pimpinan Organisasi, sebagai pemimpin untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar setiap personil sebagai pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.

3. Pemegang jabatan, sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi. Dengan adanya panduan dan pedoman kerja, segala pikiran, usaha, dan energi dapat difokuskan dalam pekerjaan.

Keempat, Penilaian kinerja (performance appraisal), juga disebut tinjauan kinerja, evaluasi kinerja, atau penilaian karyawan, adalah upaya menilai prestasi dengan tujuan meningkatkan produktivitas karyawan maupun Perusahaan.

Penilaian kinerja dapat memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengambil tindakan-tindakan perbaikan dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja melalui feedback yang diberikan oleh perusahaan.

Hasil dari penilaian kinerja nantinya dapat digunakan sebagai informasi dalam menentukan kompensasi secara layak sehingga karyawan dapat termotivasi.

Hasil dari penilaian kinerja tersebut tentunya dapat digunakan untuk menentukan program pelatihan dan pengembangan yang lebih efektif bagi karyawan.

Melalui penilaian kinerja, atasan akan mengetahui apa yang menyebabkan terjadinya kinerja yang buruk oleh karyawan, sehingga atasan dapat membantu mengatasinya.

Dengan melakukan feedback pada hasil kinerja yang telah diselesaikan karyawan, data yang diperoleh dapat menjadi informasi sejauh mana fungsi sumber daya manusia berjalan baik atau buruk.

Dengan adanya penilaian kinerja pada sebuah perusahaan, maka semua pihak yang terlibat akan merasakan manfaatnya. Bagi orang yang berkecimpung di dalam sebuah manajemen sumber daya manusia (sebut saja HR dan Manajer) tentu saja keberadaan dari penilaian ini sangat penting. Berikut ini beberapa manfaat penilaian bagi perusahaan:

1. Adanya komunikasi yang efektif tentang tujuan perusahaan.

2. Dapat meningkatkan rasa kebersamaan.

3. Mengembangkan kemampuan, keterampilan dan kemauan para karyawan dalam bekerja.

4. Dapat meningkatkan pandangan secara luas mengenai tugas para karyawannya.

5. Dapat meningkatkan pencapaian tujuan perusahaan.

Tidak hanya bagi perusahaan, HR dan manajer, penilaian kinerja juga bermanfaat bagi karyawan. Berikut beberapa manfaat penilaian bagi perusahaan:

1. Karyawan dapat termotivasi untuk lebih baik lagi.

2. Dapat meningkatkan kepuasan kerja.

3. Karyawan dapat mengetahui kelebihan dan kelemahannya serta memperbaiki kelemahan dan meningkatkan kelebihan.

4. Dapat mengetahui standard hasil yang ditetapkan.

5. Terjadinya komunikasi yang baik antara atasan dengan karyawannya.